长学院字[2012]7号
第一条：为确保本院在各项工作活动中形成应归档文件材料的齐全与完整，确保案卷质量，根据本院具体情况，制定本制度。
第二条：本院各项工作活动中形成的、具有保存价值的文件材料，均属立卷归档范围。具体包括收发文件、电报、会议文件、内部文件、会议记录、电话记录、本院编印的刊物原稿和印本、图表、簿册以及照片、录音带、录像带等。
上述应立卷归档的文件材料，领导或工作人员办理完毕后，须交文书人员立卷归档，任何个人不得据为已有。
第三条：文件材料实行谁办谁立卷的组织原则，即由哪个处、室办理的文件材料，就由哪个处室立卷归档。但应有区别：由各业务处室拟办、以学院名义行文发出的文件定稿和印件，均由办公室立卷，拟办处室不立卷。两个以上处室共同办理的上级来文，由院务主管处室立卷，其他处室不立卷。
第四条：在全院推行文书处理部门预立卷制度，其工作内容主要包括各文书处理部门应根据本单位历年文件材料形成规律，拟制案卷类目，备好卷（盒、袋）。类目的拟制包括类目名称和条款，名称，如：“党务工作类”，条款应列出文件内容，如：党代会文件，党的组织建设文件，干部管理、干部任免文件，纪检，监察工作文件、理论学习、宣传教育文件干部名册统计报表等。将事先列就的条款名称分别书写在备好的卷夹内，预以立卷，其作用是为防止文件材料的散失，提高案卷质量，提高立卷工作效率。
第五条：院各系、部、处、室要把文书处理部门预立卷工作纳入文书处理人员工作职责，形成制度，并与处室工作同步考核。对于贯彻执行文书处理部门预立卷制度好的单位和个人要予以表彰和奖励，以促进工作的开展。
第六条：院档案部门要经常深入文书处理部门指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文书处理部门预立卷工作，不断总结经验加以推广。
第七条：本制度自建立之日起施行。
二○一一年十二月八日
