长学院字[2012]10号
第一条：为了切实做好档案利用工作，大力开发档案室档案信息资源，为社会主义物质文明和精神文明建设服务，为发展学院教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》有关规定、规范制定本制度。
第二条：本校档案属室藏档案（未建档案馆），不向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信或身份证经院办主任或档案室主任同意后，方可查阅。涉及重大问题和机密的，须报请院领导批准。
第三条：提供利用档案，应编制必要的目录、卡片、索引等检索工具和汇编多种档案资料，如：全宗介绍、年鉴、学院大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集、会议简介等。
第四条：档案的查借阅，一般只限在阅览室看，如因工作需要借出档案，应经室主任批准方可借出，限期归还（一般不超过十天时间），如再用，需办理续借手续，对借出档案，要填写代卷卡抽去。对外单位一般不得借出。
第五条：凡本院、外单位查阅档案，均要在查（借）阅薄上按人次计算进行登记。利用后的社会效益、经济效益利用者应如实在档案利用效果反馈记录表上填写利用情况，借阅档案归还时，档案管理人员应审查无误后，方可注销借阅手续。
第六条：利用者必须注意爱护档案。不得拆散案卷，不得折叠文件，不得在文件上圈点、勾划或作其他标记，不得污染文件。
第七条：利用者必须保守档案机密，对借出档案，不得随意转借他人，档案部门要按时催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院按规定严肃处理。
第八条：综合档案室应备有检索、专门的阅览室和复制设备，为利用者提供方便条件。
第九条：珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
第十条：对校外单位和有关人员提供利用档案，按照国家规定还应适当收费（收费标准另定）。
第十一条：档案部门在提供利用档案过程中，应随时注意收集档案利用效果反馈信息，并汇编利用效果实例，不断总结开发利用工作的经验，以促进做好档案的开发利用工作。
第十二条：本制度自印发之日起执行。
二○一一年十二月八日
